Comment réaliser un bon entretien annuel vétérinaire ?
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Un bon entretien annuel, ce n’est pas si compliqué, ça demande un peu de recul et de préparation et les bénéfices sont multiples. Retrouvez quelques points clés dans cet article qui vous permettront de démarrer dés aujourd’hui…
Le terme « entretien annuel », ça fait très officiel, un peu vide et… très entreprise. Je n’ai pleinement pris connaissance de ce terme, de sa signification et de son importance que lorsque j’ai travaillé dans un laboratoire pharmaceutique (Audevard).
Quelques mots d’introduction
Lorsque j’exerçais dans le privé, certes, j’avais des sortes de débriefs, généralement improvisés avec les patrons. La plupart du temps c’était lorsqu’il y avait un sujet désagréable ce qui ne donnait pas forcément envie de recommencer.
Lors de ma résidence, comme il s’agissait d’une université (Royal Veterinary College, Londres), l’organisation générale était un peu plus structurée. Mes superviseuses diplômées européennes étaient contraintes de suivre ma progression donc j’avais droit à un ‘sit-down chat’, un échange assis formel… mais pas trop. En tant que résidente, pour des raisons similaires, je devais m’entretenir avec les internes et les étudiants. Néanmoins, ce ne sont pas de bons souvenirs, pas forcément mauvais non plus mais ce sont des moments qui furent vécus de manière assez inconfortable par mes supérieurs et moi-même.
Les raisons sont simples : d’une part, on ne nous a jamais appris à faire un entretien annuel et d’autre part on n’en voit pas forcément l’utilité (probablement largement à cause du premier point).
L’entretien annuel vétérinaire, c’est quoi ?
Il s’agit d’un échange, un RDV entre un employeur (supérieur hiérarchique) et un employé qui permet de passer en revue l’année précédente et de préparer l’année suivante.
🤦 On n’oublie personne
Chez les vétérinaires, il s’agit généralement d’un associé et d’un salarié et attention, on n’oublie pas les ASV, les secrétaires, les palefreniers, les femmes de ménage…
✅ Une fois par an c’est bien – deux fois c’est mieux
En terme de temporalité, un entretien annuel c’est le minimim syndical et un peu light. En vrai, un entretien complet annuel et un mini-entretien à 6 mois, c’est l’idéal. Car en une année, il peut se passer beaucoup de choses (la gangrène, ça vous parle ? 😆). Assez pour perdre un membre précieux de son équipe qui ne s’est pas senti écouté et entendu.
Un entretien annuel vétérinaire, pour quoi faire?
👀 Il faut le voir pour le croire
Il est possible que beaucoup d’entre vous n’aient jamais réalisé ou jamais passé d’entretien annuel, voire les deux. Il est aussi possible que ça ait été une expérience plutôt médiocre. Vous vous dites donc, cela ne sert à rien, c’est une perte de temps. Peut-être que certains d’entres vous en ont même peur et que le « ça ne sert à rien » est une fausse excuse et je comprends complètement ce ressenti. Je suis moi-même passée par là.
En réalité on ne comprend le pourquoi dès lors qu’on a eu une expérience gratifiante. Attention, cela ne veut pas forcément dire, positive. Un entretien est aussi un moment où il faut savoir dire et entendre les choses qui ne vont pas. Ce sont le fond et la forme qui comptent.
Rapellez-vous, une euthanasie réalisée avec soin et bienveillance peut être une expérience d’ancrage ans une relation vétérinaire / propriétaire.
🍳 Une mise à plat et une remise à niveau
C’est avoir un moment privilégié pour dire et entendre les choses qui vont et qui ne vont pas. C’est bidirectionnel.
C’est comme un entretien annuel de voiture : on check tout dans les moindres recoins, bien au-delà de la carrosserie pour redémarrer de plus belle. 🚗
😇 Pour résumer, ce sont deux personnes, qui échangent de manière construite et bienveillante afin de permettre à leur relation de travail de perdurer dans le temps de manière harmonieuse entre eux et au sein de l’équipe.
Ce dernier point est important ! Une relation entre deux personnes qui pourrit peut affecter toute l’équipe. J’ai assisté en live à une situation mal gérée qui a contaminé toute l’équipe aboutissant à une série de départs à la chaîne. Pas cool !
Comment faire un entretien annuel vétérinaire ?
On pourrait se dire que ce qui est important, c’est d’avoir une série de questions à préparer et à balayer.
En réalité, il faut accorder aussi beaucoup d’importance à la logistique :
🙅♀️ un moment bien défini qu’on ne reporte pas
On convient ensemble d’un RDV sur un créneau qui n’est pas susceptible d’être affecté par des urgences. « Reporter » est douloureux pour la personne en face, même si on est vétérinaire et que notre vie est souvent assujettie à des aléas.
Pour ceux d’entre vous qui ont des conjoints / conjointes, j’imagine que vous avez tous vécu les reproches d’un repas manqué… Reporter, c’est dire « il y a autre chose de plus important » et c’est donc extrêmement dévalorisant.
Alors sauf si il y a risque de mort d’homme et que personne d’autre peut gérer la situation, ne reportez pas.
⌚️ un horaire défini auquel on se tient
Ce point n’est pas évident. Il ne s’agit pas d’être psychorigide et dire 2 heures et pas une minute de plus. D’ailleurs, si vous vous posiez la quesiton de la durée, 2h c’est bien. Il s’agit d’un exercice assez intense et fatigant donc au-delà de ça, on perd nettement en efficacité.
L’idée de la contrainte de temps, c’est aussi de se forcer à préparer et structurer la chose. Bien-sûr, s’il y a un sujet qui surgit qui a besoin d’attention, on se permet de déborder ou encore mieux, on prévoit un créneau spécifique pour traiter ce sujet de manière plus approfondie.
🤫 Un endroit si possible neutre et surtout au calme
On choisit un lieu où on ne risque pas d’être dérangés. On coupe les téléphones. Oui oui, vous m’avez bien lue. Il s’agit de rester focus et de respecter pour la personne en face tout simplement.
✍️ On prend du temps pour préparer et on utilise un format adapté
Il existe bien-sûr des exemples sur le net avec énormément de détails qui font font frémir lorsqu’on n’est pas habitué à faire ce genre d’exercice. Il est crucial de l’adapter à son entreprise, sa clinique et à soi-même. Je développerai ce point un peu plus loin.
🙊 On se rappelle quelques règles de communication
Personnellement, les entretiens où j’ai eu le plus de mal ont été ceux durant lesquels on balayait les faits avec beaucoup de reproches au passage ou lorsque j’avais une personnalité très différente de la mienne en face de moi et que nous ne parlions pas du tout le même langage. Donc voici quelques règles simples à envisager :
- Ecouter, vraiment écouter : donner le temps à la parole de l’autre, ne pas la couper, ne pas préparer sa réponse dans sa tête sans écouter ce que la personne essaye de nous dire.
- Si on ne comprend pas, demander de reformuler ou reformuler soi-même, cela permet de clarifier et de montrer à l’autre qu’on est bien à l’écoute.
- La communication non-violente. Surtout lorsqu’il s’agit de sujets qui pourraient être facheux.
- Eviter le oui mais, le j’entends mais.. Cela sous-entend qu’on n’écoute pas et qu’on veut simplement appuyer sa vision
- Et si vraiment il y a un sujet qui va être problématique, il existe la carte du modérateur.
🤐 La confidentialité
Cela peut paraître bête mais qu’on ait des affinités ou non avec la personne qu’on encadre, il est important qu’elle se sente le plus à l’aise et en confiance possible. Il se peut que vous souhaitiez aborder certaines choses avec vos associés plus tard. Dans ce cas, dites-le et assurez-vous que vos associés restent discrets à leur tour.
La préparation de l’entretien annuel vétérinaire
📝 La partie contenu
Les points importants du contenu sont :
- L’employé
- Principales difficultés ET réussites sur l’année
- Faire le point sur les compétences à date
- Les axes d’amélioration (quoi et comment) depuis la dernière fois et à l’avenir
- Comment l’employé se sent dans sa relation avec son employeur ou supérieur hiérarchique
- Comment l’employé se sent dans ses relations au sein de la clinique
Pour la partie « employé », il est crucial que les deux personnes fassent leurs devoirs
Il est important de couvrir des éléments qualitatifs mais aussi quantitatifs. Ce dernier élément est encore moins fréquemment envisagé en clinique vétérinaire. Je ne vous parle pas forcément de chiffre d’affaires (je vous promets que ce n’est pas un gros mot) mais par exemple combien de chirurgies de convenance ont été effectuées ? Ce type de données chiffrées est important pour les jeunes qui viennent de commencer car c’est l’occasion de savoir si c’est suffisant pour se sentir à l’aise, pour batir leur confiance en soi.
Vous pourriez même prévoir une partie spécifique pour les jeunes de moins de 2 ans de diplôme.
C’est aussi le moment de faire le point sur les formations et ce que ça a apporté à la clinique en terme de cas, de changement d’approche…
L’idée n’est pas de passer du temps à tout scorer mais peut-être déjà simplement poser la question pour savoir comment la personne se sent dans son métier, dans sa relation avec son employé et au sein de l’équipe à chaque fois sur une échelle de 1 à 10.
🙇♂️ la partie préparation
Un bon entretien se prépare à l’avance. Ce que je veux dire par là c’est qu’il faut un questionnaire, un document qui se remplit à l’avance par les deux personnes.
Préparer, c’est réfléchir, poser ses idées pour ne pas en oublier et savoir comment on veut les aborder.
Fixez-vous 30 minutes- 1h maximum de préparation, il ne faut pas que ça devienne fastidieux.
Réfléchissez aux demandes et aux attentes à formuler. « Cette année j’aimerais faire telle formation », « En tant que patron, j’ai envie de récompenser le travail de mon nouveau salarié, je vais lui donner un augmentation de x ».
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🍭 Anticiper, c’est mieux récompenser
Il n’y a rien de plus valorisant pour quelqu’un que de la reconnaissance spontanée. N’attendez pas que votre employé vous demande une augmentation ou une formation supplémentaire si vous pensez qu’il le mérite. Bien-sûr, s’il vous demande quelque chose et que vous pensez que ce n’est pas possible pour x raisons, c’est également le moment d’en parler.
La fin de l’entretien annuel vétérinaire
Tout comme un mauvais dessert peut venir gâcher un bon gueuleton, une fin d’entretien baclée peut laisser place à un goût de trop peu.
😇 Voici quelques conseils pour terminer en beauté :
- Faites un récapitulatif oral rapide et assurez-vous que tous les sujets ont été abordés, fixez des axes d’amélioration et des objectifs pour l’année suivante.
- Posez-vous ces questions ensemble : cet entretien a-t-il été utile ? Sur une échelle de 1 à 10, peut-on l’améliorer la prochaine fois?
- Fixez dés à présent la date pour l’entretien à mi-année.
- Remercier la personne pour son temps et sa confiance.
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