Comment accueillir un nouvel arrivant au sein de sa structure vétérinaire ?
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Les anglais appellent ça le « onboarding ». En français, cela signifie embarquement. Plutôt sympa non ? Se dire qu’on embarque une personne dans son propre lieu de travail, dans son équipe, dans ce qui sera pour il ou elle une nouvelle aventure.
Comment faire alors pour s’assurer que notre accueil soit à la hauteur du sens donné à ce mot et que notre nouvel arrivant soit « embarqué » dans la durée ?
J’entends partout qu’il devient de plus en plus difficile de recruter des jeunes vétérinaires. Trouvons les leviers pour leur donner envie de venir et rester.
Sommaire
Un bon recrutement dans sa clinique vétérinaire ne s’arrête pas à l’entretien
Quels avantages pour la clinique vétérinaire?
Que faut-il préparer en amont du premier jour d’arrivée dans la clinique vétérinaire?
Que faire le jour de l’accueil du nouvel arrivant dans la clinique vétérinaire ?
Quelle est l’utilité des entretiens réguliers pour nouvel arrivant dans la clinique vétérinaire ?
Quelques mots d’introduction
J’entends partout qu’il est de plus en plus difficile de recruter et que les départs dés la première année de travail augmentent progressivement. On accuse facilement la tendance au slashing (= papillonnage) des nouvelles générations infidèles ainsi que la féminisation de la profession sans forcément s’attarder sur nos propres défaillances.
L’importance de l’expérience collaborateur et de l’engagement ont été souligné avec brillo par notre partenaire Chacari lors du webinaire sur les trois points clés pour engager son équipe durablement (replay sur youtube).
Il y a de multiples façons d’engager ses équipes mais la meilleure façon de commencer est sans doute de mettre les bouchées doubles dès l’arrivée de notre nouvelle recrue lors de ce fameux « embarquement ».
Cela va peut-être vous surprendre mais ce n’est pas si compliqué. Oui, il faut être un peu procédurier au début mais une fois implémenté, les résultats positifs s’en suivront rapidement pour vous et votre équipe. Je vous donne quelques conseils.
Un bon recrutement dans sa clinique vétérinaire ne s’arrête pas à l’entretien
Avez-vous déjà imaginé que le recrutement ne s’arrêtait pas à la signature du contrat et qu’une partie extrêmement importante a lieu dans les premières semaines à partir du premier jour de travail, voire avant.
On n’a pas 10 occasions de faire une bonne première impression et si on veut engager et garder notre nouvel arrivant, il va falloir se bouger les fesses.
Beaucoup d’entre nous ont connu lors de nos premiers jours dans un nouvel emploi la visite guidée rapide de la clinique, une démo en quelques clics du logiciel et un « appelle-moi si tu as des questions ». En d’autres mots, débrouille-toi. Cela me fait presque sourire avec nostalgie mais la réalité n’était pas si drôle.
Il est vrai que lorsqu’on a un peu d’expérience, il n’est pas trop compliqué de trouver ses marques relativement rapidement, surtout si on a fait des remplacements dans différentes cliniques.
Néanmoins, un accueil plus structuré peut éviter les erreurs, incompréhensions et pertes de temps et surtout valoriser l’arrivée de la personne, lui permettant de se sentir à l’aise et à sa place afin d’inscrire sa présence au sein de la structure dans la durée.
Quels avantages pour la clinique vétérinaire?
- La personne sera plus rapidement immiscée dans la vie et le fonctionnement de l’équipe
- Elle se sentira plus reconnue et valorisée
- Elle sera plus opérationnelle et efficace plus rapidement
- Elle sera plus engagée
- La rétention des équipes en général sera améliorée
- Il existera une meilleure collaboration entre tout le monde sur le long-terme
- Votre marque employeur sera boostée +++
Que faut-il préparer en amont du premier jour d’arrivée dans la clinique vétérinaire?
📘 Réaliser un carnet d’accueil pour sa clinique
Réaliser un carnet d’accueil prend un peu de temps mais une fois réalisé, il n’y aura plus qu’à le mettre à jour – petite astuce : faites-le réaliser par un employé récent, il aura bien en tête tout ce qui lui a manqué et ce qu’il estimerait utile pour un nouvel arrivant. Voici quelques éléments qu’il pourrait contenir:
- Un trombinoscope: photo, bio, compétences et rôles des personnes dans la clinique (pas juste la spécialité), infos de contact (email, tel)
- La liste des différents outils, logiciels et les login / mot de passe
- Les horaires de la clinique, fonctionnement des gardes, code vestimentaire ?
- Les infos sur les gros clients, qui s’en occupe parmi les vétos séniors
- La liste des personnes à qui s’adresser en cas de problème (un bon moment pour l’attribution des rôles dans la clinique)
- Les activités sympas de la clinique : faites-vous un déjeuner tous les mois par exemple ?
- Une page dédiée à la gestion d’un cas compliqué et d’un client compliqué
🤔 Préparer tout ce dont la nouvelle personne va avoir besoin
Préparer tout ce dont la nouvelle personne va avoir besoin en anticipant :
- adresse email et téléphone, un ordinateur ?
- login / mot de passe pour les différents outils ; des formations logiciels ?
- la voiture et son approvisionnement
- un bureau / sa boîte aux lettres …
- le badge pour la radioprotection
Que faire le jour de l’accueil du nouvel arrivant dans la clinique vétérinaire ?
Prévenez la personne à l’avance de comment va se passer son premier jour en lui passant un coup de fil. Aura-t-elle des consultations ? Qui va-t-elle rencontrer ?
Réunissez un maximum de personnes dès son arrivée, c’est une bonne excuse pour offrir des pains au chocolat et croissants à tout le monde et faire un petit déjeuner entres collègues.
En parlant de petit déjeuner, assurez-vous que le nouvel arrivant ne se retrouve pas seul sur l’heure du déjeuner, assurez-vous qu’il sache comment ça se passe, qui mange sur place, s’il peut se joindre à quelqu’un ? Faites un effort au moins la première semaine.
Désigner un mentor pour les questions et les mini-entretiens – vous vous rappelez de l’importance que je porte à l’attribution des rôles au sein de la structure ? (article entretien annuel) Eh bien, c’est le moment idéal pour identifier quelqu’un qui peut servir de référent pour ce nouvel arrivant. Ce ne doit pas forcément être la même personne à chaque fois, assurez-vous surtout qu’elle soit motivée et qu’elle puisse se rendre disponible.
Quelle est l’utilité des entretiens réguliers pour nouvel arrivant dans la clinique vétérinaire ?
Faire une série de mini-entretiens au cours des premières semaines permet de :
Montrer qu’on est attentif aux besoins de la personne
Faire des ajustements rapides si besoin dès la fin de la première semaine
Identifier rapidement les points forts de la personne pour les mettre à bon usage dans la clinique au sein de l’équipe et les points faibles pour l’accompagner au mieux
Apprendre à connaître la personne et ce qui l’anime autant sur un plan personnel que professionnel – comment elle va pouvoir s’épanouir au sein de votre structure ?
Comment créer du lien entre le nouvel arrivant et le reste de l’équipe dans la clinique vétérinaire?
Organiser un événement festif dans les 2 premières semaines – je recommande quelque chose d’actif plutôt que simplement une bouffe : un accrobranche, une séance de surf, une partie de foot … C’est l’occasion de se défouler.
Inclure les centres d’intérêt sur le trombinoscope : cela permet d’identifier des points communs en dehors des spécificités métiers.
15 minutes avec chacun des membres de l’équipe : pendant les 2 premières semaines, assurez-vous que le nouvel arrivant puisse avoir de temps pour faire connaissance et prendre connaissance des rôles spécifiques de chacun (cela valorise également les anciens;-)).
Présenter le nouvel arrivant auprès des clients
Présenter votre nouvelle recrue virtuellement par mail et/ou sur vos réseaux sociaux et mettez en avant ses qualités, ses loisirs … Allez au-delà des compétences scientifiques et à la rencontre de l’humain.
Prenez le temps de la présenter en personne à vos plus gros clients pour une mise en confiance mutuelle. Cela évitera la panique un soir de garde et une première rencontre pendant un cas compliqué. Cette démarche ancrera votre relation avec votre client et rassurera le ou la nouvelle.
Le mot de la fin
Vous l’aurez compris, c’est l’attention aux détails qui prime lors de l’accueil du nouvel arrivant. Un peu de méthode et de rigueur saupoudrés de bienveillance. Prendre quelques minutes supplémentaires dans un emploi du temps chargé peuvent faire la différence entre quelqu’un qui s’engagera dans la durée et quelqu’un qui ne trouvera jamais sa place et sera donc prêt à partir au moindre écueil.
Souvenez-vous, onboarder c’est embarquer! Hissez les voiles mon capitaine! ⛵️
PS: Et le OUTboarding vous y avez pensé ? Bien préparer le départ de quelqu’un ??
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